Llevar las cuentas de la empresa

Te vamos a proponer un sistema sencillo para llevar las cuentas de la empresa. Avisamos: no se trata de una contabilidad profesional, lo que queremos obtener es una visión general de los movimientos de dinero y las tendencias en el tiempo.

Este sistema de control de caja está orientado a todos aquellos que ahora mismo no tienen ninguna herramienta para tal fin. Desgraciadamente, hay muchas pymes funcionando sin nada parecido y eso les está impidiendo crecer o su propia supervivencia. Igual tienen aquí la clave para cambiar esa dinámica.

Estamos en el momento del corte entre empresas digitalizadas y empresas analógicas. El Kit Digital va a ser la oportunidad para quienes ya se han asomado al uso de herramientas digitales en su empresa. Pero nadie está pensando en los que aún siguen con el lápiz y papel. O hacemos algo entre todos o en poco tiempo vamos a ver una procesión de pymes desconectadas que no podemos permitirnos.

La toma de datos:

Vamos a enfocarnos en los apuntes del banco. Concrétamente en las salidas de dinero. En la Tabla 1 iremos incluyendo cada gasto en su correspondiente apartado. Ojo, es la hoja de una empresa de limpieza con nuestras partidas más destacadas. Si cambias el nombre puedes crear tus propias partidas. Para una mejor visión conjunta hemos encajado el mayor número de partidas en una pantalla cómoda de leer.

Una vez que hemos anotado todos los gastos del mes que aparecen en nuestra cuenta, vemos que se suman por partidas y en global. Ya tenemos el primer paso.

Se supone que tenemos el dato de lo facturado ese mes. La suma total con iva (el dinero que cobramos al cliente) es la que anotamos en la casilla ingresos. Y automáticamente sale una diferencia.

Ya tenemos los datos del mes en la fila inferior de esa tabla. Seleccionar toda la fila, copiar y pegar los valores en el mes correspondiente de la Tabla 2.

Cada mes, el mismo proceso con un detalle. Recuerda borrar los apuntes de la tabla 1 para encajar los que vayas tomando. El resultado, a la tabla de meses y listo.

Mes a mes empezamos a ver promedios y tendencias. Igual unos meses la diferencia es positiva, otros negativa. El promedio y la diferencia total te indican cómo van las cosas. Depende de lo que te digan tendrás que analizar, ajustar, pedir ayuda o cerrar. O aplaudirte por los resultados. Sea como sea, ya empiezas a llevar las cuentas de la empresa.

Hay más tablas. La Tabla 3 del histórico de años. Cuando has completado un mes igual te entra curiosidad por ver lo que sucedió un año atrás. Si rellenas estas tablas, lo tendrás a mano.

Tabla 4, la de horas/mes. En la casilla de días introduces los días laborables y automáticamente te salen las horas trabajados por cada operario. Claro, las fórmulas están adaptadas a las horas de contrato de cada uno, tendrías que ajustarlas justo a tus trabajadores.

Los datos obtenidos:

Tienes mucha información. Gastos totales de un mes, ingresos y horas trabajadas. Si lo miras en el global del año, tienes una idea muy aproximada de lo que te cuesta e ingresas por cada hora de trabajo. Has de tener una visión larga en este cálculo, hacerlo en un solo mes te puede dar unos resultados totalmente disparatados. Dependerá de si hay muchos gastos, coincide que has recibido pagos atrasados, etc.

Menudo rollo ¿verdad? Eres de los que eso de los números no va contigo y el asesor solo hace pedir papeles e interrumpir. El problema es que no queda otra que prestar atención a los números. Como decimos en el vídeo, un poco de atención a las cuentas puede ser el impulso para crecer y realmente llevar a tu empresa donde quieres que esté.

En este enlace puedes descargar la hoja de cálculo. La hemos hecho nosotros y habría que pulir detalles, incluso mejorarla. Si conseguimos hacerlo o recibimos alguna aportación, enseguida colgaremos las actualizaciones.

Ojalá te haya servido este vídeo. Que empieces con nuestra hoja y poco a poco sientas la necesidad de otras más completas.